メーリングリスト（Google Groups）について、おすすめ設定をあげておきます。

• お知らせリストの場合

• 議論リストの場合

• 受付リストの場合

お知らせリストのお勧め設定

学内外の大勢のメンバーに広報を行うためのもので、メンバーから投稿してもらうことはない想定です。

• 追加の Google グループの機能を有効にする:「追加の機能を有効にしない」

• 共有ラベル: チェックしない

• グループを表示できるユーザー： 組織のメンバー グループメンバー

• グループに参加できるユーザー： 招待されたユーザーのみ

• 外部メンバーを許可する：オン

  • • （※例えば職員メールアドレス @mail.u-tokyo.ac.jp や学外のアドレスを含みたい場合はチェックする。）

• 会話を閲覧できるユーザー：グループのマネージャー

• 投稿できるユーザー：グループのマネージャー

• メンバー一覧を表示できるユーザー：グループのマネージャー

• 投稿ポリシー

  • • 会話の履歴：オン オフ

      • • （※メールアーカイブを利用する場合はオンにしてください。オンにする場合「会話を閲覧できるユーザー」の設定をよく確認してください。）

• コンテンツを管理できるユーザー：グループのマネージャー

• メタデータを管理できるユーザー：グループのマネージャー

• グループとして投稿できるユーザー：グループのマネージャー

• メッセージの管理：管理しない

• 新しいメンバーの制限：新しいメンバーの投稿制限なし

• 件名のプレフィックス

  • • （入力しなくて良い。お好みで入力、設定する。）

• メールフッター

  • • （お好みで「標準のグループフッターを含める」「カスタムフッターを含める」のチェックを外す。）

• 自動返信：（利用しない）

• メンバー管理

  • • メンバーの管理：グループのマネージャー

    • カスタムの役割を変更できるユーザー：グループのマネージャー

議論リストのお勧め設定

プロジェクト等グループのメンバー間で連絡を行ったり、メンバー間で議論を行うためのものを想定しています。グループ外から投稿してもらうことは基本的にない想定です。

• 追加の Google グループの機能を有効にする：「追加の機能を有効にしない」

• 共有ラベル：チェックしない

• グループを表示できるユーザー：組織のメンバー グループメンバー

• グループに参加できるユーザー：招待されたユーザーのみ

• 外部メンバーを許可する：オン

  • • （※例えば職員メールアドレス @mail.u-tokyo.ac.jp や学外のアドレスを含みたい場合はチェックする。）

• 会話を閲覧できるユーザー：グループメンバー

  • • （※グループに所属するECCSクラウドメールや一般のGoogleアカウントで閲覧可能になります。）

• 投稿できるユーザー：グループメンバー

  • • （※投稿者を制限したくない場合は「ウェブ上のすべてのユーザー」なども選択できます。）

• メンバー一覧を表示できるユーザー：グループのマネージャー（場合によって「グループメンバー」）

• 投稿ポリシー

  • • 会話の履歴：オン オフ

    • （※メールアーカイブを利用する場合はオンにしてください。オンにする場合「会話を閲覧できるユーザー」の設定をよく確認してください。）

• コンテンツを管理できるユーザー：グループのマネージャー

• メタデータを管理できるユーザー：グループのマネージャー

• グループとして投稿できるユーザー：グループのマネージャー

• メッセージの管理：管理しない

• 新しいメンバーの制限：新しいメンバーの投稿制限なし

• 件名のプレフィックス

  • • （入力しなくて良い。お好みで入力、設定する。）

• メールフッター

  • • （お好みで「標準のグループフッターを含める」「カスタムフッターを含める」のチェックを外す。）

• 自動返信

  • • （利用したい場合のみ、お好みでチェックする。）

• メンバー管理

  • • メンバーの管理：グループのマネージャー

    • カスタムの役割を変更できるユーザー：グループのマネージャー

受付リストのお勧め設定

学内外からの連絡、問い合わせ等のメールを複数人で共有するためのものを想定しています。そのため、投稿には制限をつけません。

• 追加の Google グループの機能を有効にする：「追加の機能を有効にしない」

  • • （お好みで「共同トレイ」を利用することも可能。）

• 共有ラベル：チェックしない

  • • （お好みで共有ラベルを利用することも可能。）

• グループを表示できるユーザー：組織のメンバー グループメンバー

• グループに参加できるユーザー：招待されたユーザーのみ

• 外部メンバーを許可する ：オン

  • • （※例えば職員メールアドレス @mail.u-tokyo.ac.jp や学外のアドレスを含みたい場合はチェックする。）

• 会話を閲覧できるユーザー：グループメンバー

  • • （※グループに所属するECCSクラウドメールや一般のGoogleアカウントで閲覧可能になる。）

• 投稿できるユーザー：ウェブ上のすべてのユーザー

• メンバー一覧を表示できるユーザー：グループのマネージャー（場合によって「グループメンバー」）

• 投稿ポリシー

  • • 会話の履歴：オン オフ

    • （※メールアーカイブを利用する場合はオンにしてください。オンにする場合「会話を閲覧できるユーザー」の設定をよく確認してください。）

• コンテンツを管理できるユーザー：グループのマネージャー

• メタデータを管理できるユーザー：グループメンバー

• グループとして投稿できるユーザー：グループメンバー

• メッセージの管理：管理しない

• 新しいメンバーの制限：新しいメンバーの投稿制限なし

• 件名のプレフィックス

  • • （入力しなくて良い。お好みで入力、設定する。）

• メールフッター

  • • （お好みで「標準のグループフッターを含める」「カスタムフッターを含める」のチェックを外す。）

• 自動返信

  • • （利用したい場合のみ、お好みでチェックする。）

• メンバー管理

  • • メンバーの管理：グループのマネージャー

    • カスタムの役割を変更できるユーザー：グループのマネージャー

その他、気を付けていただきたいこと

• （Google グループに限らず）メーリングリストの運用にあたり

  • • 利用するメーリングリストシステムにどういう機能があり、どういう動作をするのか把握してください。

    • 「公開範囲」を適切に決めてください。

      • • メールを投稿できるユーザー（メンバーのみ／誰でも）

        • Web 経由でメールのアーカイブを閲覧できるユーザー（メンバーのみ／誰でも）

        • メールのアーカイブが本当に必要なのかどうか

    • 各種設定項目の内容について、十分に理解できるようになってから運用してください。

      • • 中途半端な設定で運用を始めると、情報セキュリティインシデントを誘発します。

• グループの管理者（オーナー）

  • • ECCS クラウドメールのアカウントが削除された場合、グループの管理ができなくなってしまう可能性があります。予め複数のオーナーを設定しておくことを勧めます。

• プライバシー設定

  • • ML 新規作成時のデフォルト値に頼らず、全項目の設定を吟味しながら、適切なプライバ シー設定を施してください。

参考:：2021年5月25日 CISO通知別紙（教職員のみ閲覧可）